18. August 2026

So erstellen Sie 2026 ein Mitarbeiterverzeichnis: Vorlage, Fotos und Abmessungen

Ein Mitarbeiterverzeichnis mit Fotos ist nur nützlich, wenn es aktuell bleibt. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben und Abmessungen sinnvoll sind, wie Fotos korrekt erfasst werden und wie das Verzeichnis bei Veränderungen im Team aktuell bleibt.

Wozu ein Mitarbeiterverzeichnis dient

Ein Fotoverzeichnis hilft Kolleginnen und Kollegen, Namen Gesichter zuzuordnen, besonders in verteilten oder schnell wachsenden Teams. Meist erscheint es im Intranet, in einer gedruckten Broschüre oder in internen Tools. Sein Nutzen hängt von zwei Dingen ab: ob wirklich alle aktuellen Mitarbeitenden enthalten sind und ob die Fotos visuell zusammenpassen.

Angaben pro Eintrag

• Vor- und Nachname
• Funktion oder Stellenbezeichnung
• Team oder Abteilung
• Büro oder Standort bei verteilten Teams
• Ein Porträt im selben visuellen Stil wie alle anderen

Abmessungen und Bildausschnitt

Es gibt keinen universellen Standard, doch zwei Formate decken die meisten Fälle ab: ein quadratischer Zuschnitt (1:1) für Rasterverzeichnisse und Intranet-Karten sowie ein Hochformat (3:4 oder 4:5) für gedruckte Broschüren oder eigene Teamseiten. Behalten Sie unabhängig vom Format für alle denselben Bildausschnitt bei: Kopf und Schultern, zentriert und mit einheitlichem Abstand über dem Kopf.

Warum die Hintergründe übereinstimmen müssen

Ein Verzeichnis mit zehn verschiedenen Hintergründen, aufgenommen mit zehn verschiedenen Smartphones in zehn verschiedenen Räumen, wirkt uneinheitlich, selbst wenn jedes einzelne Foto gut aussieht. Die Lösung besteht nicht darin, alle um ein Foto vor einer weißen Wand zu bitten. Stattdessen werden Hintergrund und Bildausschnittsregeln einmal gespeichert und für jedes generierte Porträt wiederverwendet. Die einzelnen Ergebnisse können dennoch variieren.

Fotos mit Einwilligung erfassen

Unabhängig von der Erfassungsmethode sollten Sie drei Punkte klarstellen, bevor jemand ein Foto einreicht: wie es verwendet wird, wo es erscheint und wie lange es gespeichert bleibt. Holen Sie diese Bestätigung ein, bevor das Foto eingereicht oder verwendet wird, und bewahren Sie einen Nachweis auf.

Neue Mitarbeitende ohne Stilbruch aufnehmen

Häufig verliert ein Verzeichnis an Qualität, wenn jemand erst nach den ursprünglichen Aufnahmen eintritt. Der Eintrag bleibt dann wochenlang leer oder erhält später ein unpassendes Foto. Stellen Sie deshalb sicher, dass sich der Prozess für die erste Gruppe jederzeit für eine einzelne neue Person wiederholen lässt, ohne das gesamte Team erneut koordinieren zu müssen.

Einfache Checkliste und Vorlage

Diese einfache Struktur können Sie direkt in eine Tabelle oder Ihr Intranet-Tool übernehmen:

• Spalte 1: Vollständiger Name
• Spalte 2: Funktion
• Spalte 3: Team
• Spalte 4: Standort
• Spalte 5: Fotostatus (ausstehend, hochgeladen, fertig)
• Spalte 6: Datum der letzten Aktualisierung

Prüfen Sie vor der Veröffentlichung jeden Eintrag anhand dieser Liste: Name korrekt geschrieben, Funktion aktuell, Foto vorhanden und Stil passend zum übrigen Verzeichnis.

Diesen Ablauf mit CorpoStudio vereinfachen

CorpoStudio verwaltet das Verzeichnis nicht selbst, sondern erstellt die Porträts dafür. Sie legen einmal einen visuellen Stil fest, laden alle Mitarbeitenden ein und jede Person erstellt ihr eigenes Porträt mit diesem Stil. Kommt später jemand hinzu, laden Sie die Person auf dieselbe Weise ein; der gespeicherte Hintergrund, das Exportformat und die Bildausschnittsregeln werden wiederverwendet. Anschließend laden Sie die PNG-Dateien herunter und fügen sie dem von Ihnen genutzten Verzeichnis hinzu.